NEBENKOSTENABRECHNUNG

Fristen, Regeln und wichtige Hinweise für Vermieter

Stand: 2026

Die Betriebskostenabrechnung – umgangssprachlich auch Nebenkostenabrechnung – gehört zu den wichtigsten Pflichten von Vermietern. Dabei müssen gesetzliche Fristen eingehalten und formale Anforderungen erfüllt werden. Fehler können dazu führen, dass Nachforderungen nicht mehr durchgesetzt werden können. Dieser Überblick erläutert die wichtigsten Regelungen und zeigt, worauf Vermieter achten sollten.

Wann dürfen Betriebskosten abgerechnet werden?

Ob Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen müssen, hängt zunächst vom Mietvertrag ab. Nach dem Gesetz gilt grundsätzlich eine Inklusivmiete, bei der sämtliche Betriebskosten bereits in der Miete enthalten sind. In der Praxis wird jedoch meist vereinbart, dass Mieter neben der Kaltmiete monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten leisten.

Ist eine solche Vorauszahlung vereinbart, muss der Vermieter einmal jährlich eine Betriebskostenabrechnung erstellen, in der die tatsächlich entstandenen Kosten mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet werden.

Alternativ kann im Mietvertrag auch eine Betriebskostenpauschale festgelegt werden. In diesem Fall zahlt der Mieter einen festen Betrag für Nebenkosten, und eine jährliche Abrechnung ist nicht erforderlich.

Wie oft müssen Betriebskosten abgerechnet werden?

Der Abrechnungszeitraum darf maximal zwölf Monate betragen. In vielen Fällen entspricht er dem Kalenderjahr, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.

Der Zeitraum muss jedoch nicht zwingend dem Kalenderjahr entsprechen. Er kann beispielsweise mit dem Beginn eines Mietverhältnisses starten, solange er nicht länger als zwölf Monate ist.

Eine Abrechnung über einen längeren Zeitraum ist unzulässig. In solchen Fällen kann der Mieter die Zahlung verweigern.

Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Die zentrale Regel findet sich in § 556 Absatz 3 BGB. Danach muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Beispiel:
Abrechnungszeitraum: 1. Januar 2024 bis 31. Dezember 2024
→ Die Abrechnung muss spätestens bis zum 31. Dezember 2025 beim Mieter eingegangen sein.

Wichtig: Entscheidend ist nicht das Versanddatum, sondern der tatsächliche Zugang beim Mieter.

Verpasst der Vermieter diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen. Ein mögliches Guthaben des Mieters muss jedoch weiterhin ausgezahlt werden.

Nur in Ausnahmefällen – etwa wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat – kann eine spätere Abrechnung noch zulässig sein.

Formale Anforderungen an die Abrechnung

Damit eine Betriebskostenabrechnung wirksam ist, muss sie bestimmte Mindestangaben enthalten. Dazu gehören insbesondere:

die Gesamtkosten des Abrechnungszeitraums
der Verteilerschlüssel (z. B. nach Wohnfläche oder Verbrauch)
die Berechnung des Anteils des Mieters
der Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen

Fehlen diese Angaben oder sind sie unvollständig, kann die Abrechnung als formell unwirksam gelten.

Die Abrechnung muss außerdem in Textform übermittelt werden. Das bedeutet, sie kann per Brief, E-Mail oder Fax versendet werden.

Welche Betriebskosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?

Welche Betriebskosten umlagefähig sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Voraussetzung ist jedoch immer, dass die jeweiligen Kosten im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.

Zu den typischen umlagefähigen Nebenkosten gehören unter anderem:

Heiz- und Warmwasserkosten
Grundsteuer
Wasser- und Abwasserkosten
Strom für Gemeinschaftsflächen
Müllabfuhr
Straßenreinigung und Winterdienst
Hausmeisterkosten (ohne Reparaturarbeiten)
Gebäudereinigung
Gartenpflege
Betrieb und Wartung von technischen Anlagen (z. B. Aufzug)
Gebäudeversicherungen
Kosten für Wartung und Betrieb von Rauchwarnmeldern

Seit 1. Juli 2024 gilt zudem eine wichtige Änderung: Das sogenannte Nebenkostenprivileg für Kabel-TV wurde abgeschafft. Kabelanschlusskosten dürfen daher in vielen Fällen nicht mehr über die Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden.

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Nicht alle Kosten rund um eine Immobilie dürfen auf Mieter übertragen werden. Zu den nicht umlagefähigen Kostenzählen insbesondere:

Verwaltungskosten (z. B. Buchhaltung oder Bankgebühren)
Instandhaltungs- und Reparaturkosten
Modernisierungs- oder Sanierungskosten
Anschaffungs- und Investitionskosten
Kosten für Leerstand oder Mieterwechsel
Vermögens- oder Mietausfallversicherungen

Diese Kosten müssen grundsätzlich vom Eigentümer selbst getragen werden.

Tipp für Vermieter

Damit Mieter die Nebenkostenabrechnung nachvollziehen können, sollten Vermieter alle Rechnungen, Verträge und Belege des Abrechnungszeitraums sorgfältig aufbewahren. Mieter haben grundsätzlich das Recht, diese Unterlagen einzusehen. Eine transparente Abrechnung hilft, Streitigkeiten zu vermeiden.